最近东南亚似乎不太平——从泰国仓库被突袭、百万件商品被扣,到马来西亚一次性查获70多万件中国电子烟,越南芒市7月也查获短短几个月4.7万余件违规货物,一波接一波的监管行动,让不少同行一夜之间陷入破产危机,真是让我们这些做海外仓的服务商提心吊胆。

图源:Hfocus
作为在东南亚深耕多年的海外仓从业者,我敢说:现在能活下去的海外仓,靠的绝不是“运气”,而是全链路的合规把控。今天我就把我们的仓库正在用的一套流程分享给大家:
1.入仓前审查
查仓被扣的根源,80%都出在商品不合规的原因,防止不合规的商品入仓,首先要做好商品入仓前的审核,一般来说,我们会让客户在OMS上填写商品的报关信息、是带电商品还是化妆品还是特货之类的。
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后续,客户推送商品至仓库后,我们仓库的审核人员会对商品信息进行审核,查看商品基本信息和报关信息是否齐全,也会根据商品属性,要求客户提供相关的备案。
除了商品,我们还会记录客户的主体信息、VAT注册证明,如果客户有过“灰关避税”“商品被扣”的历史,我们可能就会直接终止合作或者重点关注该名客户入仓的商品。
2.入仓时检查
就算前期审核通过,商品到仓后的现场检查也不能松懈。我们仓管的核心原则是:“眼见为实,不符即退”。
这个环节重点注意,实物和商品档案一致,以及注意商品外包装是否有本地语言标签,一旦发现不符合,则会拍照发给客户,拒绝签收。
另外,根据客户提交至TOPWMS的报关属性,我们的仓库内部分还会细分成普货、带电、特货等等区域,物理隔离,便于后续检查。
此外,入仓后,检查不算完全结束,对高风险类目(如电器、保健品),我们会随机抽样送检或核查细节:电器要确认是否有TISI/SNI认证标识,保健品要核对成分表是否与备案文件一致,避免客户“挂羊头卖狗肉”。
图一:TISI认证标志(左:自愿性认证标志;右:强制性认证标志)
3.文件整理
东南亚查仓时,最看重的就是“凭证齐全”。我们所有文件都做到“一物一档、随时可调”,这也是多次化险为夷的关键。
我们会要求客户提交的文件包括:本地备案证/认证文件、报关单、发票、装箱单、标签照片,我们会将文件进行归档并与对应的SPU对应,便于后期调用文件,证明商品合规。
另外,还有就是追溯,由于仓库使用的是TOPWMS海外仓管理系统,会自动记录商品从创建、审核、入库、存储到出库的全流程操作日志,包括谁审核的商品、谁验收的货物、谁进行的上架等等。一旦出现问题,既能快速追溯责任,也能向海关证明仓库已尽到合规审核义务,避免被客户的违规行为“背锅”。
以上就是部分规避查仓时被封仓及商品被扣的技巧。现在东南亚的查仓,早已不是“运气游戏”,而是合规能力的较量。最后提醒各位老板:合规从来不是“额外成本”,而是保命钱。那些为了赚快钱接纳灰关货、违规品的仓库,迟早会被市场淘汰。只有守住合规底线,才能在东南亚市场长期立足。
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做海外仓的小智 · 2025年12月18日



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