做东南亚三方海外仓的同行们应该都有感触:最近平台都在推仓配分离,客户对账单的要求也越来越细。以前“一刀切”的计费方式不仅满足不了合规要求,还容易因为成本分摊不均引发客户争议。作为每天和入库、存储、出库、退货打交道的仓储人,搞清楚费用计算逻辑,搭建清晰的收费体系,已经成了精细化运营的核心前提。
今天就结合我们在东南亚海外仓的实操经验,从费用分类、核心场景计算逻辑、实操案例三个维度,跟大家把海外仓费用计算的事儿聊透。更重要的是,会分享如何通过系统工具解决人工计算的误差、滞后等痛点,提升财务效率和客户满意度。
一、先理清:海外仓费用的两大核心类别
不管是新加坡、马来西亚还是泰国的海外仓,费用本质上都能归为两大类,搞懂这两类,就抓住了计费的核心:
1.操作类费用
主要覆盖人工、设备、耗材等成本,也是和日常运营绑定最紧的费用。常见的有入库卸货费、入库上架费、出库操作费、退货理货费、质检费、多件订单打包费等,每一项都对应具体的运营动作。
2.出租类费用
核心是仓库资源占用成本,最主要的就是仓储费,还包括超库龄附加费、超尺寸仓储附加费、旺季仓储附加费等衍生费用,和商品占用仓库空间的大小、存放时间直接相关。
这里要提醒一句:不同客户的业务场景差异很大,比如一件代发的客户,就是很多人在说的B2C的客户,这种主要以单件小订单为主;还有的客户有跨境退货需求,有的只有本地退货。如果用统一标准计费,很容易出现“谁都觉得不公平”的情况,这也是我们必须拆细账单、精准计费的关键原因。
二、核心场景计费逻辑:附报价单计算案例
下面结合我们东南亚海外仓的常用报价单模板(仅为举例,非真实报价单,主要是为了我们理解不同报价模式对于客户和仓库的影响),拆解3个核心场景的计费逻辑,都是日常运营中高频遇到的,大家可以参考适配。
场景1:出入库计费(最基础也最易有争议)
我们直接用一个仓库的报价单和客户案例对比,更直观:
1.假设的报价单:
①传统的报价模式:
入库卸货费:整柜600元/柜,散货10元/CBM(m³)
入库上架费:0.3元/件
出库操作费:2.5元/单
②详细的出库报价模式:
入库卸货费:整柜600元/柜,散货10元/CBM(m³)
入库上架费:0.1元/件(0-75cm),0.2元/件(75-110cm),0.5元/件(110-200cm)
出库操作费:1.6元/件(0-20包裹三边和),2元/件(20-40包裹三边和),2.8元/件(40-75包裹三边和),4元/件(75-110包裹三边和),6元/件(110-150包裹三边和),8元/件(150-200包裹三边和);
多件订单打包费:0.5元/单(同一订单≥3件时收取)
此报价包含包材费,且仅限包裹重量;
2.客户的情况在某周的出单情况:
①客户A
入库200件商品、出库100单(1单2件,其中20个订单的包裹三边和再20-40cm,80单的三边和在0-20cm的范围);
②客户B
入库200件商品,出库50单(1单4件,包裹三边和均在40-75cm)
3.两个客户的费用计算对比
1)传统报价模式下的客户费用
①客户A的费用
l 卸货费:200×0.5=100元
l 入库上架费:200×0.3=60元
l 出库操作费:100*2.5=250元
l 总费用=100+60+250=410元
②客户B费用
l 卸货费:200×0.5=100元
l 入库上架费:200×0.3=60元
l 出库操作费:50*2.5=75元
l 总费用=100+60+75=235元
2)精细化报价模式下的客户费用
①客户A的费用
l 卸货费:200×0.5=100元
l 入库上架费:200×0.1=20元
l 出库操作费:80×1.6+20×2=128+40=168元
l 总费用=100+20+168=288元
②客户B费用
l 卸货费:200×0.5=100元
l 入库上架费:200*0.4=20元
l 出库操作费:50×(0.5+2.8)=165元
l 总费用=100+20+165=285元
从上述的计算结果来看,虽然精细化模式的结果,仓库赚的钱少了,但对仓库而言,精细化报价模式可能是更好的选择,因为它可以根据包裹尺寸和操作复杂度差异化收费,使收入与实际成本匹配,报价的模式更公平,可以避免被大件订单侵蚀利润,同时可吸引中小件电商客户。从长期运营和盈利能力来看,精细化定价更可持续,有利于优化客户结构、提升利润透明度。
若初期为简化签约可采用传统模式,但长远仍需向精细化或混合模式过渡。
场景2:存储费计费(最复杂,核心看货型和库龄)
存储费是最容易产生隐性成本的地方,核心影响因素有两个:货型(长宽高、重量)和库龄(存放天数)。还是用报价单+案例说明:
1.假设的存储费报价单
(1CBM/天),最小的计费体积费0.01CBM:
①传统报价模式
0-30天,费用0元;
31-60天:2.5元/CBM/天
61-120天:3.5元/CBM/天
大于120天:5元/CBM/天
②精细化报价模式

旺季附加费:基础仓租费的30%(每年9-12月,东南亚电商旺季)
2.客户情况
案例:客户A和B均在2025年3月1日入库200件的商品,客户A的每个商品0.08CBM,客户B商品体积是0.8CBM,截至6月1日(库龄92天,已超库龄)均未出库;
①传统模式下的报价
客户A的仓租费:(0+2.5*30*0.08+3.5*32*0.08)*200=2992元
客户B的仓租费:(0+2.5*30*0.8+3.5*32*0.8)*200=29920元
②精细化模式下的报价
客户A费用:(0+3*30*0.08+4.5*32*0.08)*200=3744元
客户B费用:(0+2.5*30*0.8+3.5*32*0.8)*200=29920元
可以明显看到传统的仓租模式是无货类区别,统一按照大件的费率计算,导致小体积的商品占用高管理成本(SKU可能更多)但是收费却很低,仓库隐性亏损,后续优化起来也很麻烦,而精细化模式按商品的体积来计算,既通过提高小体积货费率弥补管理成本、提升仓库收益,又能让小货客户减少滞销库存,同时可按货类规划仓储区域、优化空间与运营效率,还能筛选优质客户、让仓库收益与成本更匹配,实现“增收+提效”的双向优化。
场景3:退货费计费(适配跨境+本地退货场景)
东南亚海外仓的退货场景很复杂,有本地退货(比如马来西亚境内退货),也有跨境退货(比如从中国仓发过来,但是客户退货,退货就由马来西亚仓来接收),计费必须区分清楚:
1.报价单
①传统退货费报价单
理货费:2元/退件单(不分跨境/本地)
质检费:0.5元/件(≤1kg),1元/件(>1kg)
②区分本仓退货和非本仓退货
本仓退货费:1.5元/单;
非本仓退货费:3元/单;
质检费:0.5元/件(≤1kg),1元/件(>1kg)
2.客户情况
客户A:本土店,本土发货,某周退件在60件,每件重量小于1kg;
客户B:跨境店,本土+跨境混发,某周本仓退货35件,跨境退货25件,每件重量小于1kg;
3.费用计算
传统模式下的客户A和客户B的费用是:
60*2+60*0.5=150元;
区分本仓和非本仓的模式下,两个客户的费用分别是:
客户A:60*1.5+60*0.5=120元;
客户B:35*1.5+25*3+60*0.5=157.5元
虽然这个例子中,仓库收取的费用没有增加,但是相比传统模式“一刀切”的定价方式,区分模式既实现了成本与价格的匹配,又完成了客户分层,保障仓库合理利润的同时兼顾不同类型客户的需求。
三、计费技巧
聊完具体计费逻辑和精细化计费的必要性,但可以看得出,我们计算的过程会很慢,所以就不得不说我们仓储人的共同痛点:人工计算效率低、误差大,多维度计费(比如重量+尺寸)容易乱,客户分层定价难落地。之前我们也踩过很多坑,后来引入了TOPWMS海外仓管理系统,这些问题才彻底解决。核心就是它的计费规则模块,完全适配我们东南亚海外仓的复杂场景:
1.多维度精准计费,避免“一刀切”不公:支持按重量、尺寸、订单数量等多维度叠加计费。比如设定“商品实重≤1kg且最长边≤0.5m,按0.8元/件计费;若最长边>0.5m,即使实重≤1kg,也按1元/件计费”,系统会自动识别条件并计算,完美解决不同货型、不同订单类型的定价差异。

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2.自动化核算,零误差零滞后:把入库、出库、存储、退货的所有收费标准预设进系统,只要触发业务场景(比如商品入库上架、订单出库),系统就自动计算费用并扣划,不用人工干预。比如之前需要3个人花1天时间核对的月度账单,现在系统1小时就能生成,准确率100%。
3.适配多元场景,支持客户分层:不仅能区分跨境/本地退货、B2C出库,还能给不同客户、不同客户分组制定个性化策略。比如给核心客户设定“每天前50单1元/单,51-100单0.8元/单”的阶梯价,给新客户设定首月存储费8折,这些策略都能通过系统直接落地,既提升了客户满意度,也优化了我们的营收结构。

4.订单数量阶梯计费,灵活适配业务量:针对出库订单数量,支持设定区间价。比如A客户每天前50单每单1元,51-100单每单0.8元,若当天出库60单,系统会自动计算“50*1+10*0.8=58元”,不用人工拆分核算,大大提升了效率。

写在最后
客户需求越来越专业,人工计费早已跟不上行业发展。对我们东南亚三方海外仓来说,一套能精准适配多场景、支持多维度计费、自动化核算的WMS系统,已经成了必备工具。不仅帮我们解决了对账扯皮的问题,还通过精细化定价提升了运营效率和客户留存,这也是我们能在竞争激烈的东南亚市场站稳脚跟的关键之一。
如果你们在海外仓费用计算中也遇到了多维度定价难、人工误差大、客户对账争议多的问题,不妨试试用系统工具解决。毕竟,精细化运营时代,把专业的事交给专业的系统,我们才能更专注于核心业务增长。

做海外仓的小智 · 2025年12月29日




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