处理海外仓退货员的兄弟姐妹们!每天面对堆积如山的退货包裹,来源乱七八糟,有的没预报、有的信息对不上、有的甚至不知道货主是谁,入库时手忙脚乱,漏登、错登是常事,商品积压占库容,货主还总催着要结果,真的快被这些“无头退货”逼疯了!干海外仓退货员真的太难了!!!
仓姐想说的是,其实海外仓退货入库混乱,核心问题就三个:信息不同步、流程不清晰、异常无对策。但只要我们找对方法、再配合专业的海外仓管理系统,这些麻烦事都能迎刃而解。我们仓库之前也深陷退货泥潭,直到用上了TOPWMS海外仓储管理系统,按场景梳理出标准化流程,现在退货入库效率直接翻倍,堆积问题也彻底解决了。今天仓姐就把这份实战经验分享给大家,帮各位退货员轻松“渡劫”!
一、最省心的情况:货主提前提交退货单(按订单状态分两步)
这是最理想的场景,只要跟着系统走,完全不用瞎忙活。
1. 订单还没出库,买家突然取消
遇到这种情况,不用慌着找包裹!让卖家在TOPWMS商家端的“我的订单”里,找到“已提交”状态的订单,直接点击“拦截订单”,系统会自动把信息同步到仓库端。咱们退货员收到通知后,直接跳过这个订单的拣货打包流程就行,避免白忙活还出错。

2. 商品已经出库,买家要退货
如果商品已出库,仓库拣货的操作已经进行,此时我们会让卖家可以进入退货=>退货单去新增退货单,可选择订单退货或新建手工退货单,点选后,会跳转到订单中的“已出库”状态,找到需要退货的订单,点击订单右侧的【RAM管理】,并在弹窗中填写相关信息后,点击【仅保存】/【提交到仓库】;



那么在卖家提交退货单后,仓库需将退货商品以包裹形式寄回指定仓库。仓库在收到退货包裹时,可进入TOPWMS入库模块=>退货入库=>签收退货单,在界面中扫描退货单号/运单号/订单号,核对订单信息、商品信息及数量,签收后,负责入库的人员,可进入入库=>入库上架,扫描退货单号后,核对商品信息、数量,点击【上架入库】,商品库存就会增加,此时会再扣除一次上架费。

此外,在签收退货单时,签收时,直接点击签收并上架/丢弃,在弹窗中可以设置上架数量、仓位、丢弃数。

如果遇到异常订单,点击【异常】,在弹窗中输入异常原因,可附图片,点击【确定】后,退货单会转为异常退货单。

二、有点麻烦但能解决:知道货主是谁,却没收到退货单
有时候卖家忘了在系统提交退货申请,但包裹已经寄到仓库了。这种“无单到货”的情况,以前得花半天时间找货主、核信息,现在用TOPWMS几分钟就能搞定,具体操作流程如下:
1、仓库收到退货包裹后,进入TOPWMS入库模块=>签收退货单,扫描时会弹出3个按钮,点击【创建退货单】,在弹窗中,需要先选择退货客户


继续扫描SKU商品代码,核对商品信息及数量后,可以对商品做上架、丢弃、异常处理;

三、最头疼的情况:收到“无主包裹”,不知道是谁的货
这绝对是退货员的噩梦,包裹上没明确货主信息,系统里也查不到对应订单,扔了怕担责,留着占库容。但用TOPWMS的“退货认领”功能,就能轻松破解,步骤超简单:
1、仓库收到退货包裹后,进入入库=>签收退货单,扫描时无法查到待签收退货单,会弹出3个按钮,点击【新增退货认领单】

在弹窗中输入退货商品的信息后,点击【发布】,即可创建退货认领单

后续可在【认领退货单】界面查看认领状态。

同时,我们还会在客户群发布相关的消息,让货主去商家端上认领,认领时,商家是需要填写正确的退货信息。

随后,仓库就能开始重新签收退货包裹并上架。
总结:
其实海外仓退货入库乱,本质是“人治”代替不了“系统治”。以前全靠手工记账、Excel表格核对,信息不同步、容易出错,还没法追溯。现在用TOPWMS,从货主提交退货单到仓库签收、上架、处理异常,全流程线上化,每一步都有记录,不管是哪种退货场景,都有标准化操作路径。
而且它的功能特别贴合海外仓实际需求:支持扫码操作,不用手动输信息,减少失误;库存实时更新,良品、次品、待认领商品分类管理,库容利用率提高不少;异常情况有专门记录,对账时的仓租费、上架费、退件处理费自动统计,不用再熬夜算报表。
咱们退货员不用再面对堆积如山的包裹焦头烂额,不用再为找不到货主、核不对信息发愁,工作效率提上去了,出错率降下来了,货主满意度也高了。这才是真正“解放双手”的好工具!
如果大家的仓库也在被退货入库乱、包裹积压、对账麻烦等问题困扰,不妨点击下方图片注册咨询海外仓退货处理优化方案,届时会有TOPWMS专属客服跟您对接,而且现在还能申请免费试用30天,自己去亲测体验能让退货工作效率翻倍,再也不用加班加点“救火”啦!

仓姐Tina · 2025年12月10日



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