做海外仓的都熟这种场景:卖家客户在群里丢一句"帮我给这个客户补发一件""寄个样给这个达人",后面跟着一段复制过来的地址。客服转手在群里喊一嗓仓库,仓库找货、手写标签、打包发走。
单子是发出去了,但也留下了四个坑:库存没扣、账单没记、进度查不到、出错了没法追溯。月底一对账,仓里干了的活,系统里没有这笔,后续就是和客户不断的扯皮,沟通成本都高过补发订单的成本。
这类需求有一条正规通道:在WMS商家端手工创建订单,再提交到仓库。它专门处理没有来源的订单,不是平台订单的备选方案。口头需求由此变成系统里可查询、可追踪、可计费的订单。
一、哪些需求应该走手工订单
海外仓处理的出库单除了平台的订单、ERP推单外,落到海外仓客服的日常里,常见的有5类:
1.卖家让你代发的补发单
客户收到货破损、漏发,卖家让你补一件。原订单通常已出库关闭,无法复用,只能新建一个订单。
2.达人寄样
卖家让你把样品发给带货达人、测评博主、直播备样。这类订单一般不在店铺后台产生,属于"未对接平台的订单"这一范畴,地址往往来自聊天记录里的一段文字。
3.赠品、配件、说明书单独寄
只寄一个配件、一本说明书、一份赠品,没有对应的交易订单。
4.未对接平台的订单
卖家的线下批发单、还没完成对接的小平台、ERP,订单数据进不了WMS,需要你这边代为录入。
5.售后换货
换货件重新发出,同样没有可复用的原单。
这类订单在系统内找不到来源,就只能走手工订单渠道。
二、订单不走系统的可能后果
其实很多海外仓不是不知道有手工订单,是觉得就少量的包裹,通过社交软件、邮件沟通更快,但这种处理方式快的只是当下,会为后续的操作留下隐患:
1.库存对不上
货发出去了,由于不走系统,库存没扣,账面虚高,可能导致客户店铺超卖的情况,需要在盘点和发货的时候才发现差了一块。
2.计费没依据
操作费、面单费、运费没有对应的单,月底只能靠回忆补记,不仅容易漏记,遇上卖家质疑,连凭证都拿不出来。
3.发货进度无法跟踪
卖家问"发了吗、到哪了",客服只能再去问仓管,来回半小时,卖家等得越久越急。
4.出错无从追溯
发错地址、发错SKU,没有订单记录,责任说不清,最后多半是海外仓自己承担
把需求变成一张单的成本是两三分钟,补件订单后续就可能遇到上述的这几种情况。
三、接到此类需求,仓库需引导建单
卖家在群里提需求时,你的客服不要接过来自己干,而是回一句"麻烦在商家端建个手工订单推过来",并把将下面的流程给卖家即可:
第1步:进入创建页
订单→手工订单。
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第2步:填写订单信息和商品信息
页面需要填4组内容:订单信息、收件信息、商品信息、物流信息。标红字段为必填项,其余按业务需要选填。
建议填写顺序:先选择仓库,选取对应的商品(确认SKU存在、库存够),商品支持批量添加(填写对应的SKU)。
再填收件信息,最后选物流方式。顺序反了,容易出现"地址填完才发现这个SKU没货"的返工。
第3步,填写物流信息
物流信息位置有两种选择,仓库物流和客户物流,卖家可以根据实际情况选择。
两种物流信息对海外仓的意义完全不同:
仓库合作物流:卖家提供地址信息,由仓库向物流商申请面单并交运包裹,或者走线下卡派。面单由你这边出,运费和操作费都能挂在这张单上。
客户物流:客户提供面单,仓库只负责交运订单包裹。适合卖家自己有物流账号、自带运单号的情况。
第4步:确认收件地址
第四步,填写收件地址,顶妙WMS手工订单收件地址可直接黏贴文本,系统AI自动识别填充收件地址,也支持直接引用地址库的地址(地址库需要自己创建)。
不论是AI识别或是地址库的地址,完成后把地址对照原始聊天记录再读一遍,重点看门牌号、单元号、邮编。避免因地址失误
第5步:保存并提交
信息设置完毕后,底部有两个按钮:
- 【提交到仓库】:直接推送,订单进入你的仓库作业队列。
- 【仅保存】:先存草稿,订单生成在"我的订单"中。该列表支持按有面单/无面单筛选,确认无误后再操作提交到仓库。
建议仓库给卖家定一条规矩:代发和寄样单一律先【仅保存】核对一遍再提交。 这类订单一次性、地址来源杂,核对的成本远低于事后拦截的成本。
四、给海外仓的落地建议
1.把"必须建单"写进客户接入流程
新客户接入时就讲清楚:凡是仓库要发出的包裹,系统里必须有一张单;口头交代的一律不发货。
这条规则能同时解决库存虚高和计费无依据两个问题。写在服务协议或对接文档里,比事后逐次提醒有效。
2.给卖家一份现成的建单指引
把上面第三节直接整理成一份一页纸的指引或者是直接给帮助中心的链接,卖家问"怎么补发""怎么寄样"时直接发过去。客服不用每次从头解释,卖家也不用猜。
3.需要卖家开子账号时,只申请必要的权限
如果帮卖家做代运营,需要进入他的商家端操作,建议只申请必要的模块权限。商家端支持用子账号分管退货单、备货单、库存等模块,各模块权限独立、互不越界,对双方都是保护。
海外仓对接跨境电商卖家时,补发、寄样、换货这类没有来源的订单容易被忽略。这类订单单量不大,常在群里一句话就安排下去,问题也多出在这里。海外仓要做的是立一条规则:仓库要发出的包裹,系统里必须有单。这样,后续库存、计费、进度、追责四件事都有依据,客服也不用在卖家和仓管之间来回传话。
具体可以做两件事:一是把“必须建单”写进新客户接入流程和服务协议;二是把建单指引整理成一页纸,或存下帮助中心链接,卖家在群里提补发、寄样时直接发过去。
订单进不进系统,操作上只差几分钟,差别体现在月底对账时能否说清楚。
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顶妙WMS·2026年11月02日 14:16:53




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