采购单处理教程
更新于:2025-04-09 15:49:58

一、功能说明

1、当自营仓库存不足时,需要采购商品,此时就需要使用到采购单功能,提交采购单=>采购商品=>完成入库后,商品库存会增加,参考下方流程图

2、本篇教程讲解提交创建采购单并提交后,采购单的处理流程

 

二、操作流程

1、点击采购=>采购单进入功能界面

2、首选需要创建采购单,如需查看采购单创建流程,可跳转查看:如何创建采购单

创建采购单时,如果点击【保存】,采购单会移入草稿箱;

点击【提交审核】,会直接移入待审核状态;

点击【提交审核并通过】会移入待收货状态;

可根据实际情况选择按钮点击。

3、创建采购单后,根据采购单的状态,会被自动划分到不同的列表中

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4、完整的采购单处理流程

(1)草稿箱:保存的采购单会显示在【草稿箱】内,按照审核状态分为:

全部:所有保存未提交审核的采购单与审核未通过的采购单

待提交审核:保存未提交审核的采购单

审核未通过:审核未通过的采购单

可合并:供货商、收货仓库都相同的采购单可合并为一个采购单提交

在“待提交审核”的状态下,采购单可以进行二次编辑后,提交审核

(2)待审核

草稿箱内,提交审核的采购单将流转到【待审核】状态,采购单审核员可以查看采购单内容予以通过审核/驳回审核处理。

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如审核员选择通过审核,采购单会流转到【待收货】状态;

如审核员选择驳回审核,采购单会返回【草稿箱】的“审核未通过状态”

 

(3)待收货

采购单进入待收货后,可以继续操作采购流程

①点击【申请付款】:系统会根据采购单所填写的货款、运费、其他费用相加,自动生成应付金额,点击提交申请。

②点击【申请额外费用】:如果需要追加其他费用,可点击申请,在弹窗中输入需增加的费用

③申请付款/申请额外费用后,会显示【撤回付款申请】按钮。如果有需要撤回可点击。

申请付款/申请额外费用后由负责打款的员工走批款流程。详情可跳转查看:财务管理、付款审批流程

④点击【修改到货时间】:如遇物流问题需要修改到货时间时,可点击修改,也支持修改收货仓库

⑤点击【再次购买】:弹出创建采购单的弹窗,系统会自动识别采购商品信息,生成采购单,可直接提交新的采购单.

⑥点击【取消采购单】:如遇到需要无需采购的情况,可取消采购单,选择采购原因并填写备注后确定。确定取消后,采购单会移入已取消/退货状态

⑦点击【采购变更】:如遇到需要更换采购商品,或者更改采购数量、价格,点击采购变更后,在弹窗中,

可根据下图框选的位置修改后,点击提交变更单

提交采购单变更后,该采购单会被限制操作,需要到采购变更单的位置处理审核。采购变更单处理流程可跳转查看:采购变更单处理流程

⑧【添加关联运单信息】:当供应商发货,有物流信息后,可添加物流信息,方便查看物流

⑨点击【退货】:如遇采购商品有商品破损、假冒等问题,可申请退货,在弹窗中填写备注说明及退货数量。

可选择部分退货或者全部退货,可勾选需要退货的商品,不勾选默认不退货。

选择退货后采购单会流转到已取消/退货状态

⑩入库:采购商品数量、品质无误后,可点击【入库】,跳转到签收入库界面,完成签收入库流程后,系统会自动计入入库数量及入库商品,并增加库存

签收入库操作流程可查看:采购签收入库教程

①①点击【标记已完成】:采购单已完成可直接标记为已完成。

注:操作为已完成后不可撤回!且手动标记完成后,库存商品不会自动增加,需要完成采购签收入库流程。详情可跳转查看:采购前后入库教程

(4)已完成

标注已完成或签收入库的采购单,会自动流转到“已完成”

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